Politique de Confidentialité & Conformité RGPD
Article 1 : Cadre d'Engagement et Identité du Responsable de Traitement
Dans le cadre de ses missions statutaires d'utilité publique et d'intérêt général, l'association BESP RECORDS, enregistrée au répertoire national des associations sous le numéro RNA : W142018409 et titulaire du SIREN : 989703582, s'engage à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données personnelles collectées auprès de ses bénéficiaires, usagers, partenaires et visiteurs du présent portail documentaire.
Le traitement des données personnelles s'effectue sous l'autorité morale exclusive du bureau de l'association, représenté par son Directeur de Traitement et Président du Conseil d'Administration, Jean-Marc Duvallon, domicilié administrativement au siège social de l'institution : 123 BOULEVARD GENERAL VANIER, 14000 CAEN. Pour toute interrogation ou exercice de vos droits statutaires d'accès, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par courrier électronique à : sahanax11@gmail.com.
Article 2 : Nature des Données de Terrain Collectées
L'association limite la collecte des données personnelles aux informations strictement nécessaires à la réalisation de ses activités d'onboarding, de suivi social et d'accompagnement phonographique gratuit. Ces informations sont transmises volontairement par l'usager par le biais du formulaire officiel d'admission.
Les catégories de données collectées comprennent obligatoirement :
- L'identité civile du demandeur (Nom, Prénom, civilité) ;
- Les coordonnées permanentes de liaison (Adresse de courrier électronique, numéro de téléphone fixe ou mobile) ;
- Les caractéristiques du projet d'onboarding sélectionné (Département visé, motivation de terrain) ;
- Les données textuelles narratives d'exposé des motifs indispensables à l'étude d'admissibilité associative.
Aucune donnée dite sensible au sens de l'article 9 du règlement général sur la protection des données (RGPD) n'est collectée par notre portail, garantissant une régulation d'accès respectueuse de la vie privée des bénéficiaires.
Article 3 : Finalités du Traitement et Bases Juridiques
Le traitement de vos données personnelles repose sur l'exécution d'un contrat moral d'accompagnement associatif (onboarding artistique) et sur l'accomplissement de notre mission statutaire d'utilité publique. Les données collectées sont traitées pour les finalités administratives suivantes :
- L'instruction, l'évaluation de conformité et l'admission des demandes d'onboarding artistique et technique ;
- L'organisation logistique, la gestion des plannings d'accès à nos cabines d'enregistrement phonographique de Caen ;
- La production d'indicateurs de performance sociale anonymisés requis par l'audit 2026 de l'administration d'État ;
- L'établissement d'un canal de liaison permanent pour communiquer les jalons du projet aux acteurs locaux partenaires.
Article 4 : Durée de Conservation des Informations Administratives
Conformément aux recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), les durées de conservation sont rigoureusement alignées sur les exigences de transparence opérationnelle et de contrôle des subventions de l'État.
| Type de traitement / Données | Durée de conservation réglementaire | Action à l'issue de la période |
|---|---|---|
| Dossiers de demande d'admission (non retenus) | 12 mois à compter du rejet | Destruction sécurisée complète |
| Dossiers d'onboarding actif (bénéficiaires de terrain) | 3 ans à compter du dernier jalon du projet | Anonymisation statistique pour l'audit |
| Données financières et conventions de subvention publique | 5 ans à compter de la clôture civile de l'exercice | Archivage légal obligatoire (Trésor Public) |
Article 5 : Destinataires des Données et Absence de Transfert Commercial
L'association BESP RECORDS exclut de manière absolue toute démarche commerciale. Les données personnelles collectées sur notre portail ne font l'objet d'aucune vente, d'aucun échange, d'aucune location ni d'aucune diffusion publicitaire auprès d'organismes marchands tiers.
Les destinataires exclusifs de ces données sont les collaborateurs accrédités du bureau de notre association, soumis à une obligation stricte de secret professionnel. Des transmissions anonymisées de données de terrain agrégées peuvent s'effectuer vers les services préfectoraux ou de concertation territoriale dans le cadre exclusif de la justification de l'utilité publique de nos programmes de terrain normands.
Article 6 : Droits des Usagers et Procédure de Réclamation
En application du Règlement Général européen sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez de droits étendus sur le contrôle de vos informations personnelles. Vous pouvez solliciter l'exercice de ces droits auprès de notre DPO :
- Droit d'accès (Article 15 du RGPD) : Obtenir la confirmation que vos données font l'objet d'un traitement et en demander la copie intégrale ;
- Droit de rectification (Article 16 du RGPD) : Exiger la mise à jour immédiate d'une information inexacte ou incomplète ;
- Droit d'effacement / Droit à l'oubli (Article 17 du RGPD) : Demander le retrait définitif de vos données sous réserve des obligations légales de conservation financière ;
- Droit à la limitation du traitement (Article 18 du RGPD) : Geler l'utilisation de vos données le temps d'un contrôle réglementaire d'exactitude ;
- Droit à l'opposition (Article 21 du RGPD) : Vous opposer à tout moment au traitement de vos informations pour motif légitime lié à votre situation.
Si vous estimez, après avoir contacté notre secrétariat général, que vos droits ne sont pas respectés, vous êtes légalement habilité à introduire une réclamation officielle auprès de l'autorité de contrôle nationale compétente en France, la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), située au 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris.